Что входит в первичную документацию

Подготовка и сдача отчетности

Перечень первичных форм указан в Законе «О бухучете» № 402-ФЗ.

Первичные документы, так называемая «первичка», создаются при каждом факте хозяйственной деятельности. На основе первички делаются записи в бухгалтерских и налоговых регистрах.

Первичные документы

Что входит в первичную документацию?

 Список бланков, применяемых для оформления операций, зависит от рода деятельности предприятия.

Документация может быть и в бумажном, и в электронном виде.

Ошибки в оформлении документов или отсутствие каких-то из них, обнаруженные в ходе проверки налоговой службой, считаются нарушением и наказываются согласно Налоговому кодексу РФ.

Современное законодательство предусматривает возможность разработки собственных форм первичных документов для каждого предприятия, они должны быть указаны в учетной политике.

Обязательным условием является наличие необходимых реквизитов в бланке:

  • название самого бланка;
  • организация, ее наименование;
  • число, месяц, год;
  • описание регистрируемой операции;
  • единица измерения;
  • должности и подписи лиц, ответственных за данную операцию.

Правильное ведение первичных бухгалтерских документов дает возможность предъявлять их, как вещественное доказательство при судебном разбирательстве.

Существуют альбомы унифицированных форм Комитета статистики, в которых можно найти все необходимые формы или на их основе изготовить свои.

После оформления первичной документации бухгалтерского учета ее передают в службы, занимающиеся обработкой и обобщением данных – в бухгалтерию предприятия или в аутсорсинговую компанию.

Виды первичной документации

В бухучете первичные документы подразделяются на несколько видов.

  • Распорядительные – доверенность, платежное поручение. В них делается распоряжение на осуществление операции.
  • Исполнительные (оправдательные) – акт выполненных работ, ведомость выдачи зарплаты, акт приема, акт списания и другие, подобные документы.

Содержат данные о том, как выполнена операция.

  • Комбинированные – авансовый отчет, требование, приходный и расходный ордер.
  • Бухгалтерского оформления – бухгалтерские справки, расчеты.
  • Бланки строгой отчетности – квитанционные книжки, талоны.  

Есть разделение по операциям:

  • Банковского учета – выписки по банковским счетам, платежные поручения и требования.
  • Кассового учета – приходные и расходные ордера, кассовые книги, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости.
  • Материального учета – внутренние накладные складского учета, отчеты кладовщика, требования, акты списания, приходные накладные.
  • Учета основных средств – акты приема, ввода в эксплуатацию, акты списания или передачи, карточки основных средств.
  • Учета реализации продукции (товаров) – счета, товарные накладные, универсальные передаточные документы.

Исправления в первичной документации

Исправления в первичных документах делают в соответствии с нормами законодательства.

По закону 402-ФЗ исправления в первичке допускаются.

  • При исправлении необходимо поставить дату исправления, подписи тех должностных лиц, которые оформили операцию, сделать надпись — «исправлено».
  • Зачеркивать исправляемое слово или цифры можно только одной чертой, чтобы видно было написанное. Новые данные ставятся сверху.
  • Бланк строгой отчетности перечеркивается по диагонали красной чертой, не выбрасывается.

Нельзя исправлять банковские и кассовые документы.

  Сроки хранения

Законодательства предусматривает разные сроки хранения для документов разной категории.

  1. Первичная документация, входящая с систему бухучета, бухгалтерские регистры, отчеты хранятся в организации не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона 402-ФЗ).

 Органы налоговой службы вправе потребовать в ходе проверки любые первичные документы.

  • При получении предприятием убытка документация, подтверждающая его, хранится, пока налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму этого убытка.
  • Кадровые документы, касающиеся заработной платы, пенсионных взносов, лицевые счета работников сдаются в архив, где должны храниться 75 лет.

Уничтожением документов с закончившимся сроком хранения занимается специально созданная комиссия.

Выводы

Ведение бухгалтерского учета — сложный процесс, связанный со знанием всех тонкостей налогового учета, трудовых отношений. Важная часть бухучета – первичная документация, на основе которой составляются проводки и регистры бухгалтерии.

Сотрудничество с профессионалами гарантирует вам достоверность учета и оптимальное начисление налогов.

Наша аутсорсинговая компания, имеющая опыт работы в обслуживании клиентов по сопровождению бухучета 18 лет, готова предоставить свои услуги на выгодных для вас условиях.