Как и сколько хранить бухгалтерские документы

Организации обязаны не только вести бухучёт, но также обеспечивать сохранность документации на протяжении определенного периода. На законодательном уровне определены правила хранения документов бухгалтерского учета, нарушение которых повлечет серьезные последствия для учреждения.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Первичные документы являются основанием для составления финансовых отчетов. После сдачи годового баланса ИФНС вправе провести выездную проверку с целью анализа правильности отражения операций в бухучете. При этом они будут смотреть отчетность, первичку, учет основных средств.

Если организация попадает под действие закона об обязательном аудите, то проверяющий также будет анализировать первичную документацию, на основе которой составлен отчет. При отсутствии оснований для отражения операций будет составлен акт о нарушениях.

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации

Порядок хранения бухгалтерских документов регламентируется следующими законодательными актами:

  • НК РФ;
  • ФЗ № 402;
  • ФЗ № 125.

Помимо Федеральных законов сроки хранения определяются Приказами Минкультуры РФ № 558 и 1182, а также положениями и правилами, регламентирующими период сохранности бланков для определенных форм собственности компаний.

Порядок хранения документов

Хранение бухгалтерских документов координируется руководством ООО. Согласно разъяснениям Минфина регистры бухучета, финансовая отчетность, заключения аудиторов должны храниться не менее 5 лет после окончания отчетного периода.

Организации могут хранить документацию одним из следующих способов:

  • в электронном виде с использованием сервисов облачного хранения;
  • создать архив в собственном здании;
  • передать бумаги на сохранение в специализированную организацию.

Последний способ является наиболее удобным, так как позволяет сэкономить офисное пространство. При передаче документации стороннему архиву, ответственность за сохранность ложится на организацию-исполнителя.

Сроки хранения для разных документов

Сколько должны храниться различные бухгалтерские документы, описано в таблице:

НаименованиеСрок
Договора, доп. соглашенияНе менее 5 лет
Акты выполненных работ по основным договорам
Доверенности
Главная книга, карточки по счетам, оборотные ведомости
Учетная политика, первичка
Карточки учета основных средств
Информация о наложенных взысканиях или штрафов
Декларации НДС, транспорт, имущество, земля, ПФР
Годовая бухгалтерская отчетность, и отчеты ФССПостоянно
Трудовые договора, личные карточки персонала, реестры о доходах, сведения в ПФР на сотрудниковНе менее 75 лет

Чтобы не перепутать периодичность сохранения, можно вести специальный формуляр – номенклатуру дел. Создание номенклатуры не является обязательным требованием, но её ведение позволяет упорядочить хранение бухгалтерских документов.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

Если в разных постановлениях и законах установлен различный срок хранения, то бухгалтерии следует соблюдать наибольший период сохранности документации.

Так же один и тот же бланк, используемый для целей бухгалтерского или налогового учета, может иметь разный период сохранности. Если на основании первичного акта был получен убыток в организации, то его следует сохранять на протяжении всего периода переноса убытка, плюс еще 4 года после его покрытия.

Ответственность за нарушение правил хранения

В соответствии с НК РФ за нарушение порядка сохранения договоров, актов, счетов-фактур, которые служат основанием для определения налогооблагаемой базы, предусмотрен штраф от 10 до 40 тысяч рублей. Ответственные лица будут оштрафованы за первичное нарушение на сумму до 10 тысяч рублей, при повторном – до 20 тысяч. Также за грубое нарушение может быть применена дисквалификация на 2 года.

За умышленное уничтожение годовой отчетности или первичных бланков предусмотрено лишение свободы на срок до 1 года.

Как избежать ответственности

Чтобы хранить основные регистры бухгалтерии в течение установленного законом количества лет можно заключить договор обслуживания со специализированной фирмой. В таких учреждениях работа по сохранности бланков организована с учетом всех требований законодательства.

Наша компания предлагает хранить годовые и первичные формы на нашей территории.  Вся номенклатура сдается по акту, и храниться в специальных помещениях с поддержанием уровня влажности и температурного режима.

У нас большая база постоянных клиентов, доверяющих нам хранить основные налоговые и бухгалтерские регистры и иную документацию. Удаленное сохранение бумаг позволяет экономить средства на оборудовании и содержании архивного помещения.

Наши специалисты знают, как должны храниться документы, поэтому нам доверяют множество предприятий.