Сроки хранения отчетности в ПФР

Подготовка и сдача отчетности

Законодательная база, определяющая продолжительность хранения бухгалтерских документов по персонифицированному учету, в последние годы претерпела существенные изменения. ФЗ № 212 и Приказ Минздравсоцразвития России от 14.12. 09г. N 987н прекратили свое действие. Им на смену пришли новые НПА.

Законодательная база

Срок хранения отчетности в ПФР в 2019 году регламентируются:

  • ст. 23 НК РФ;
  • ФЗ № 27 от 01.04.96г.;
  • ФЗ № 125 от 22.10.04г.;
  • Постановление Пенсионного Фонда Российской Федерации № 2п от 11.01.17г.

В связи с изменениями, отчётность по индивидуальным взносам на пенсионное страхование теперь направляется не в ПФР, а в ИФНС.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Компании обязаны хранить бухгалтерскую отчетность в течение установленного закона сроком. Налоговый орган может прийти в организацию с камеральной проверкой, для проведения которой потребуется представить первичную документацию, декларации и отчёты.

Если перечисленные бланки отсутствуют на предприятии, они были утеряны или испорчены, то организации будет выписан штраф – до 10 тысяч рублей. За несоблюдение порядка и сроков хранения сумма взыскания будет аналогичной.

Если уничтожение документов было умышленным, то виновному лицу грозит уголовная ответственность, в соответствии со статьей 325 УК РФ.

Сроки хранения

Из-за разногласий в некоторых законах у бухгалтера возникает вопрос, сколько хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Для разных форм бухгалтерской отчетности существуют свои сроки хранения:

  • Платежные поручения на перечисление взносов – 6 лет;
  • 4-ФСС за квартал – 5 лет, за год – бессрочно;
  • СЗВ-М – 6 лет;
  • СЗВ-СТАЖ – бессрочно.

Помимо самих отчетов следует хранить и квитанции о получении бланка налоговой инспекцией.

Нюансы учета сроков хранения

Срок хранения налоговой отчетности отсчитывается с 1 января года, следующего за отчетным периодом. То есть, если СЗВ-М необходимо сохранять в течение 6 лет, то отчет за декабрь 2018 года можно будет уничтожить не ранее, чем в январе 2025 года.

Налоговая инспекция хранит принятые отчеты от организаций на протяжении 5 лет.

Что делать если истек срок хранения документов

Все формы отчетности с истекшим сроком давности подлежат утилизации. Она производится в следующем порядке:

  1. Определение документов, подлежащих уничтожению;
  2. Назначение комиссии;
  3. Составление акта о выделении бланков, не подлежащих хранению;
  4. Передача бухгалтерских отчетов на переработку/ в утиль;
  5. Составление акта об уничтожении.

Составленный акт подписывается всеми членами комиссии.

Если налоговые документы утеряны

В ситуации, когда период сохранения формы еще не истек, а документ утерян, то организация обязана восстановить его. Это необходимо сделать даже в случае, если выездная налоговая проверка за отчетный период уже проводилась.

В противном случае на должностное лицо налоговым органом будет наложен штраф от 2 до 3 тысяч рублей.

Как организовать сохранение документации

Предприятия могут хранить бухгалтерские и налоговые документы одним из способов:

  • самостоятельно на бумажных носителях в специально оборудованном архиве;
  • в электронном виде;
  • передать сторонней организации.

Последний способ является более удобным. Во-первых, он позволяет сэкономить офисное пространство, а во-вторых, организация-исполнитель знает, сколько должны сохраняться документы, и сможет обеспечить своевременную и правильную утилизацию

Наша компания оказывает услуги бухгалтерского сопровождения и консультирования с 2001 года. Наши преимущества:

  • опыт работы – 18 лет;
  • комплексное оказание услуг;
  • срочная подготовка документации;
  • гарантии качества.